Рубрика «CIO/Управление ИТ». Руководитель направления ИБ группы компаний B3 Ирина Иващук: «А Вам действительно нужна система электронного документооборота?»

26.03.2013 |

В гостях у рубрики «CIO/Управление ИТ» технический эксперт – руководитель направления ИБ группы компаний B3 Ирина Иващук. Сегодня она предлагает подойти к проблеме внедрения нового ИТ-решения «от обратного» и выяснить, почему та или иная, казалось бы, популярная информационная система может быть не нужна компании и как не пустить деньги «на ветер» – например, при автоматизации документооборота.

Последние лет пять общение специалистов в области информационных технологий все больше и больше насыщено иностранными аббревиатурами: ERP, CRM, SRM, ECM, PDM,BI и далее по списку. Бесспорно, звучит такая речь солидно и завораживающе. Почему-то мне сразу вспоминается первый курс моего технического вуза, когда я впервые попала на кафедру ядерной физики. Из общения двух профессоров я понимала, пожалуй, лишь предлоги и союзы. Для меня до сих пор этот разговор остается «самым умным» из всех, при которых я когда-либо присутствовала. Но вернемся к информационным технологиям.

Обилие незнакомых сокращений, которыми так легко жонглируют профессионалы, зачастую является первым маленьким шажочком к выбору информационной системы для компании. Если все так активно обсуждают, может, оно и нам тоже надо? Ах, еще вроде конкуренты у себя внедряют… Все, решено, берем!

Ну а далее разворачивается типовая и, к сожалению, очень распространенная картина: любой каприз за ваши деньги – здесь подпилим, здесь розочку пришьем. Начинается бесконечный процесс кастомизации программного решения, размытия рамок проекта, и сроки внедрения неумолимо стремятся к бесконечности, увлекая за собой и его бюджет. Именно поэтому сегодня хотелось бы поговорить «от обратного»: почему компании может быть не нужна та или иная информационная система и как не пустить деньги «на ветер». А в качестве «подопытного кролика» выбор пал на системы электронного документооборота или попросту СЭД.

Несмотря на тавтологию, начнем с начала и определимся с терминами. Основное назначение СЭД – это учет документации, образующейся в процессе деятельности организации. Да, без сомнения, системы электронного документооборота относятся к классу ECM-систем, а именно систем управления информацией предприятия, но в то же время после внедрения одной СЭД управлять информацией вы не начнете. Система поможет подготовить базу для этого, но не более того.

Самое распространенное заблуждение при выборе СЭД – это использование ее в качестве учетной системы. 90 % предпосылок для перехода на безбумажный документооборот составляет необходимость сокращения сроков согласования договоров. Вторым шагом обычно пытаются автоматизировать процессы регистрации и учета входящей/исходящей документации. Но в связи с тем, что в начале 90-х годов прошлого века традиции классического делопроизводства были практически утрачены за ненадобностью, только компании с высоким уровнем зрелости готовы к подобному решению. Именно поэтому первое место со значительным отрывом занимают процессы договорооборота.

Что же хотят получить организации за ширмой «сокращения сроков согласования»? Мы уже определились, что СЭД – система, предназначенная для учета документов, а точнее для учета регистрационных карточек этих документов. И системе глубоко неважно, какая информация содержится в этом документе и какую ценность она представляет для организации – главное, зафиксировать одну учетную единицу.

Руководитель направления ИБ группы компаний B3 Ирина Иващук

Любая платформа СЭД сегодня позволяет расширить новыми полями типовую карточку документа для отражения специфики того или иного вида документа. Например, для договоров это обычно дополнительные поля для отражения суммы договора и сроков его действия.

И тут начинается самое интересное. Раз у нас фигурирует сумма документа, то и для всех подчиненных ему документов тоже должны отображаться суммы. А тут уже и счета, и акты, и спецификации. Но ведь, как известно, цифры любят счет, а уж если эти цифры отображают денежный эквивалент, тут уж сам Бог велел… И отдел или департамент ИТ начинает обрастать запросами из разряда расчета средневзвешенной суммы по всем закрытым актам за период в разрезе контрагентов из Харькова. И ведь выполняют же. Но если сравнить с любой учетной системой, в которой эти функции уже изначально предусмотрены и которая непосредственно предназначена для обработки информации, содержащейся в документах, и ее последующего анализа, то остается вопрос: а зачем было изобретать велосипед? Каждый должен заниматься своим делом.

Вторая по популярности цель необходимости внедрения в компании системы электронного документооборота: нам нужен архив документации, а еще чаще – технический архив. Давайте остановимся здесь немного поподробнее и зададим себе вопрос: а действительно ли нужен именно архив? Ведь создание хорошо продуманной структуры для хранения документации – это одно, а вот уже организация архивного хранения документов по жестко регламентированным правилам архивного дела – совершенно другое. Готовы ли вы к полному переходу ведения всей документации компании в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел, без которой организация классического архива просто невозможна?

Этот же вопрос возникает при решении организовать архив технической документации. Если в компании существует необходимость учета всех чертежей с полистной фиксацией вносимых изменений – это всего лишь один из процессов текущего делопроизводства, и для его автоматизации совершенно не нужно выискивать платформу СЭД, в которой уже реализованы функции архивного дела. Для облегчения понимания, чего же мы все-таки хотим, необходимо запомнить: вся документация, передаваемая в архив организации, более не подлежит изменению и доступна лишь на чтение. Несмотря на то, что истина лежит на поверхности, копий на этом поприще сложено немало.

И последнее, на чем хотелось бы остановиться, – это дополнительная функциональность систем электронного документооборота. В связи с жесткой конкурентной борьбой практически все разработчики программного обеспечения пытаются расширить возможности СЭД, реализовывая модули, не связанные с автоматизацией процессов делопроизводства. Основные усилия прилагаются к разработке подсистемы «Совместная работа», в которую, помимо выдачи поручений по документации и контроля исполнительской дисциплины, включается и управление проектами, в том числе их планирование, и организация различных форумов внутри системы, и встроенный почтовый клиент. Но, возвращаясь к вышесказанному, кесарю – кесарево. Ни одна СЭД, по крайней мере на сегодняшний день, не позволит вам спланировать работы по проекту с учетом ресурсных ограничений. В этой области есть два общепризнанных лидера: Microsoft Project и Oracle Primavera, которые и освоенный объем посчитают, и OLAP-кубы построят. Затраты на попытки реализации подобной функциональности в СЭД очень высоки и очень спорны.

Как говорится, скупой платит дважды: не стоит вкладывать деньги в настройку того, что потом, скорее всего, будет куплено как отдельное программное решение. Не надо себя обманывать: покупая программное обеспечение для системы электронного документооборота, вы покупаете именно программное обеспечение для системы электронного документооборота, а не универсальное «чудо».

В заключение хотелось бы сказать все же пару слов «в защиту» внедрения СЭД. Покупая соковыжималку, никто не ждет от нее готовности делать фарш для котлет, а все с удовольствием пьют с утра стакан сока и радуются новому дню. Точно так же и с системой электронного документооборота – если использовать ее именно для тех целей, для которых она изначально и предназначалась, то вы гарантировано сможете навести порядок в своих документах.