Присмотрелись к Microsoft SharePoint 2010. Разработчики систем электронного документооборота

Напомним, что Microsoft SharePoint представляет собой платформу класса ЕСМ, предназначенную для управления корпоративной информацией. SharePoint объединяет в себе возможности портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики. В новой версии продукта, доступного в России с лета текущего года, значительно улучшилась производительность, существенно расширен функционал по всем направлениям ЕСМ, а также обновился пользовательский интерфейс, приблизившись к интерфейсу офисных приложений Microsoft. В целом можно с уверенностью говорить о том, что SharePoint 2010 представляет собой полноценную ECM-платформу корпоративного уровня. 

При этом, по мнению экспертов, данная платформа имеет ряд несомненных преимуществ для потребителей по сравнению с существующими аналогами. К числу основных можно отнести универсальность и широкий набор возможностей, не присутствующих одновременно ни в одном другом продукте, представленном на рынке, а также доступную цену. До настоящего времени традиционные ECM-системы западных производителей являлись достаточно дорогим «удовольствием» для российских компаний, в то время как технологии SharePoint 2010 доступны даже малому и среднему бизнесу (существует даже их бесплатная версия – SharePoint Foundation).

«Сегодня уже можно с уверенностью говорить о том, что появление SharePoint изменило и в ближайшее время еще стремительнее продолжит менять рынок ЕСМ в России и в мире. Совсем недавно считалось, что внедрение полнофункциональных ECM-систем могут позволить себе только крупные корпоративные заказчики. Начиная с 2007 года корпорация Microsoft начинает стремительно занимать нишу ЕСМ, вплотную приближаясь к традиционным поставщикам – IBM, EMC, OpenText и Oracle. Крупные западные вендоры ECM-решений все предыдущие годы основывали свой бизнес на продажах для «корпоративного» сегмента. Это и определяло высокую стоимость их продуктов и сложность их внедрения и поддержки. Маркетинговая стратегия Microsoft совершенно иная: она основана на широчайшем распространении и востребованности своей линейки продуктов, в первую очередь Windows и Office. По аналогии с этими продуктами она делает свою ЕСМ-платформу доступной массовому потребителю, предлагая интегрированный набор приложений, необходимых для решения полного комплекса задач ЕСМ любого масштаба и уровня. Теперь внедрение ЕСМ, ранее доступное лишь для небольшой категории российских организаций, возможно практически для любой компании», – комментирует аналитик направления SharePoint компании ЭОС Дмитрий Володин. 

Еще одним немаловажным фактором растущей популярности SharePoint является наличие широкой партнерской сети Microsoft, а также сообщества специалистов и разработчиков. Поэтому любой российской компании значительно проще и дешевле внедрить SharePoint самостоятельно, найти на рынке готовые решения для различных задач, осуществлять их поддержку и адаптацию силами своих ИТ-специалистов, чем вкладывать немалые ресурсы в приобретение, внедрение и сопровождение крупных западных ECM-систем. 

Используя широкие возможности платформы SharePoint, многие разработчики создают на ее основе собственные программные продукты. Система электронного документооборота EOS for SharePoint, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», существует на рынке уже около трех лет. Новая версия, реализованная на базе Microsoft SharePoint 2010, поступит в продажу уже в декабре текущего года. 

Компания ЭОС позиционирует свой продукт как готовое «коробочное» решение, которое может быть внедрено в течение нескольких недель. Тем не менее система может быть гибко настроена для решения совершенно разных задач управления документами, актуальных для той или иной компании. Благодаря этому данный продукт может быть интересен практически любому заказчику. В новой версии эти особенности стали еще более заметны. Например, EOS for SharePoint позволяет довольно просто, без какого-либо программирования, настроить систему по вкусу каждого клиента – начиная от дизайна корпоративного портала, интерфейса рабочего места пользователя, произвольной структуры хранения документов и любых описывающих их реквизитов – вплоть до сложных бизнес-процессов согласования и исполнения.

Настроить и адаптировать систему могут как специалисты ЭОС, так и представители компании-заказчика. Чаще всего при внедрении EOS for SharePoint для клиента производится первоначальная настройка, во время которой он знакомится с продуктом и учится с ним работать, а дальнейшее развитие системы производится уже своими силами. 

Безусловно, отчасти расширению функционала системы в данной версии во многом способствовали новые возможности Microsoft SharePoint 2010, которые активно применялись, адаптировались и дополнялись разработчиками ЭОС. Так, например, в EOS for SharePoint появился «ленточный» интерфейс, применяемый Microsoft в последних версиях офисных приложений. 

Кроме того, благодаря улучшенной поддержке в SharePoint 2010 мультиязычности, решение ЭОС теперь полностью поддерживает работу в мультиязычной среде и уже переведено на несколько иностранных языков. Данное обстоятельство имеет особое значение для партнеров ЭОС из стран СНГ (все внедрения предыдущей версии системы были осуществлены только на территории России и Украины). 

Аналогичным образом в 2010-й версии так или иначе применен и используется практически весь богатый арсенал новых возможностей SharePoint для управления официальными документами, в числе которых: маршрутизация хранения файлов, автоматические политики доступа, многоэтапные регламенты хранения и уничтожения, навигация по метаданным, работа с досье файлов, теснейшая интеграция с офисными приложениями для создания и совместной работы с документами.

В дополнение к стандартным возможностям платформы разработчики ЭОС реализовали в новой версии EOS for SharePoint 2010 целый ряд функций, специфических для СЭД, которые позволяют решать более сложные задачи управления документами и существенно облегчают процесс внедрения системы. К данной категории можно отнести, например, гибкие настройки маршрутизации, учет организационной структуры компании в различных процессах документооборота, режим замещения сотрудников, работу помощников за руководителя, детально настраиваемые политики разграничения доступа и многое другое.

В новой версии разработчики постарались объединить многочисленные возможности SharePoint как платформы для совместной работы со специфическим функционалом СЭД. В итоге для обычного пользователя работа с системой документооборота практически незаметна и не отделена от привычной работы с офисными файлами, календарями и задачами MS Outlook, а выполнение всех действий в СЭД сводится к естественной работе с корпоративным порталом и приложениями MS Office.

Интересно, что система EOS for SharePoint 2010 адаптирована именно под российские особенности работы с документами, которые во многих отношениях отличаются от западной логики, изначально заложенной SharePoint. В новой версии системы учтены многие «тонкости» и традиции отечественного документооборота. Этому способствовал огромный опыт создания и внедрения систем документооборота в России, которым обладает компания «Электронные Офисные Системы». (По итогам 2009 г., по версии DSS Consulting, доля ЭОС на рынке СЭД составляет 35 %, а количество автоматизированных рабочих мест исчисляется сотнями тысяч.)

В данный момент решение EOS for SharePoint 2010 находится на стадии тестирования, однако уже сейчас в тестовом режиме внедряется для трех клиентов ЭОС. Первыми пользователями новой версии станут коммерческий банк, федеральный оператор связи, а также администрация и правительство одного из субъектов Российской Федерации. Последний из названных проектов будет самым крупным на текущий момент по количеству рабочих мест (более тысячи).

Также следует отметить, что стоимость EOS for SharePoint 2010 по сравнению с предыдущей версией не изменится. Клиенты ЭОС, внедрившие предыдущие версии системы, получат EOS for SharePoint 2010 бесплатно в режиме технической поддержки. Для упрощения процесса обновления системы будет разработано специальное программное средство, позволяющее автоматизировать данный процесс (в дополнение к существующим штатным средствам от Microsoft). По прогнозам специалистов ЭОС, благодаря улучшенному функционалу, новое решение будет в несколько раз более популярно и востребовано на рынке, чем предыдущая версия. 

Компания ЭОС запустила на своем сайте специальный раздел, посвященный Microsoft SharePoint 2010, который доступен по ссылке.