Надежный архив по полочкам: как сформировать доверенную среду хранения электронных документов

О понятии «доверенная среда» и концепции построения электронного архива

До сих пор определение доверенной среды не закреплено в нормативных актах. Однако в том или ином виде, в зависимости от отраслевой специфики, оно встречается в нескольких национальных стандартах. Архивисты могут почерпнуть из них несколько важных тезисов.

Эксперт: руководитель направления разработки систем
архивного хранения «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая
Фото: компания «ЭОС»

Например, в ГОСТ Р ИСО/HL7 10781-2019 «Информатизация здоровья. Функциональная модель HL7...» утверждается, что «доверенная среда обмена информацией обеспечивает целостность, конфиденциальность и доступность чувствительных данных в процессе обмена информацией между участвующими сторонами». В контексте организации архивного хранения обеспечение целостности, конфиденциальности и доступности информации также имеет определяющее значение: для архивистов критично сохранить документы для использования с учетом всех политик доступа. И если на сегодняшний день организации накопили многолетний опыт работы с бумагой, то с электронными документами до сих пор у многих возникают затруднения.

В ГОСТ Р 72118-2025 «Защита информации. Системы с конструктивной информационной безопасностью...» доверенная среда определяется как «среда функционирования системы, в которой обеспечено выполнение предположений безопасности и соблюдение политики безопасности системы». С точки зрения архивистов это означает, что хранилище электронных документов изначально должно содержать надежные средства защиты, в идеале – прошедшие сертификацию и созданные в соответствии с требованиями к безопасной разработке программного обеспечения.

Стандарты, содержащие определения доверенной среды
Источник: компания «ЭОС»

Есть еще ряд стандартов, которые могут служить ориентирами для построения системы архивного хранения. Фактически каждый из них указывает на то, что доверенная цифровая среда по своей цели схожа с ценным бумажным фондом, хранящимся под замком у архивиста, в музее, в архиве или библиотеке. В нем содержатся эталонные версии документов, сравнение с которыми копии дает уверенность в том, что этой копии можно доверять и использовать в работе в допустимых рамках: в иных же случаях – обращаться к оригиналу..

Построение электронного архива: концептуальный и логический уровни

Прежде, чем выстраивать электронный архив, необходимо определиться с двумя концептуальными вещами:

• в процессе автоматизации оперативного делопроизводства (обмена документами в электронном виде, сканирования поручений и т. д.) у организации появился пул электронных документов, которые необходимо хранить;
• организация точно определила, как именно будет организовано хранение электронных документов: какую архивную систему использовать, какие документы в нее отправлять, с какой целью.

Важно определить тип архива: это будет, например, архив для постоянного хранения электронных документов для целого региона или ведомственный архив, предназначенный как для постоянного, так и для временного хранения документов одной организации/ведомства. В зависимости от этого следует выбирать техническое решение, готовить команду.

Есть решения, которые подходят для обоих сценариев. Например, система «Архивное дело» чаще используется для автоматизации архива ведомства, но в нашей практике были случаи, когда ее приобретали и для постоянного хранения на уровне региона. В техническом и функциональном планах «Архивное дело» соответствует и тем, и другим требованиям, в том числе – и это наиболее важный аспект, позволяющий иногда снизить приоритеты функциональным требованиям, – к процедуре обеспечения доверия. Но в любом случае от типа архива зависит методология и нормативные правила его ведения.

Логический уровень построения электронного архива тесно связан с концептуальным: специалистам необходимо понять, как определяется электронный документ применительно к системам оперативного делопроизводства и учетным системам их конкретной организации. Здесь могут случаться расхождения с правилами, прописанными в стандартах: например, когда в старых документах, подлежащих передаче в архив, отсутствует необходимый состав файлов для формирования контейнера, но ценность содержащейся в документах информации не позволяет отказаться от хранения таких документов.

В целом информация, которая может подходить под понятие электронных документов во всем многообразии нормативных определений, бывает очень разнообразной: значит, нужно предусмотреть все актуальные варианты. Электронный архив должен быть спроектирован и настроен так, чтобы принимать весь комплекс информации, который на данный момент представляет собой ценный ресурс для организации.

Принципы обеспечения доверия к архиву
Источник: компания «ЭОС»

Другие вопросы, которые необходимо решить на этом уровне:

• Из каких систем будут передаваться в архив электронные документы? Так, в ведомственном архиве чаще всего система одна, и инструмент архивного хранения представляет собой ее функциональный модуль. При этом технический вопрос порой сужается до перемещения данных с быстрых дисков на медленные. В то же время архив для постоянного хранения в регионе или распределенном ведомстве работает с различными версиями СЭД и иных систем, где хранятся электронные документы (например, с сервисами электронного взаимодействия). В этом случае необходимо создать детализированный перечень таких систем и понять возможности интеграции архива с ними.
• Какая связность существует между всеми источниками комплектования? Можно ли обеспечить их интеграцию с архивом по API (и достаточно ли пропускной способности сети для этого), или в каких-то случаях будет необходим перенос данных на флешке?

Необходимо сразу добавить, что создание архива электронных документов потребует изменений в локальных нормативных актах: в них должны быть закреплены все процедуры, которые будут происходить с электронными документами.

Технический уровень построения электронного архива

В инфраструктурном плане к будущей архивной системе тоже предъявляются несколько ключевых требований.

С точки зрения безопасности и доверия для системы архивного хранения лучше всего выделить отдельный сервер – даже если организация использует единую систему для работы с документами и их хранения. Так как архивные данные не подразумевают частого обращения к ним, для их размещения можно использовать сравнительно недорогие СХД.

Автоматизированные рабочие места архивистов (персональные компьютеры) должны быть оснащены всем необходимым программным обеспечением: в первую очередь, современными операционными системами и браузерами, поддерживающими возможность воспроизведения определенной информации (соответственно, в десктопных программах и веб-версиях). Особые требования предъявляются к госсектору, для которого актуален переход на отечественное системное ПО. Поскольку он происходит поэтапно, возможно, система архивного хранения должна будет адаптироваться к гетерогенной среде.

Сетевая инфраструктура должна по возможности связывать с архивом персональные компьютеры архивистов всех подразделений и все источники комплектования, а также обладать достаточной пропускной способностью. Однако подключение к интернету в ряде случаев может и отсутствовать: в этом случае для взаимодействия прорабатываются альтернативные решения.

При работе в замкнутом контуре любая передача документов в архив сопряжена с использованием съемных носителей. Все они должны быть зарегистрированы в СЭД по утвержденной форме, учтены, должны быть прописаны правила доступа к ним ответственных лиц, должна соблюдаться парольная политика. Перед загрузкой документов в информационную систему документы, загруженные со съемных носителей, должны проходить карантин.

В зависимости от специфики организации в ней могут существовать разные требования к средствам защиты информации и обеспечению информационной безопасности. В частности, аутентификация пользователей может осуществляться посредством обычной пары логин-пароль, либо с добавлением дополнительных факторов. Если для входа применяются аппаратные средства (токены), они тоже должны быть учтены.

Сопутствующее прикладное ПО (например, офисные пакеты), как и системное, должно поддерживать доступные действия с документами в архиве, хранящимися в различных форматах.

Архитектура экосистемы хранения электронных документов

Архитектура доверенной среды для хранения электронных документов, согласно практике компании «ЭОС», выглядит следующим образом.

Экосистема архивного хранения компании «ЭОС»
Источник: компания «ЭОС»

На верхнем уровне находится система оперативного делопроизводства (СЭД) – одна или несколько, в зависимости от организации. Здесь проходит вся активная фаза жизненного цикла электронных документов, а впоследствии происходит их подготовка к размещению в архиве: распределение по делам и формирование структуры данных контейнера.

Важно отметить, что после формирования контейнер не изменяется. Это гарантирует передачу в архив именно тех документов, которые изначально были помещены в контейнер, а не, например, их более поздних версий.

На следующем уровне антивирус проверяет поступающую в архив информацию на наличие вредоносного ПО, а инструмент для работы с криптографией (например, система «Карма»), – обеспечивает неизменность информации в процессе передачи за счет подписания электронной подписью.

В ходе передачи контейнер проходит ряд проверок: на вредоносное ПО, форматно-логический контроль и проверку ЭП передающей стороны.

Непосредственно система архивного хранения в экосистеме продуктов компании «ЭОС» глобально состоит из двух частей: веб-приложения «Архивное дело» и его функционального компонента «Архивное хранилище».

Функциональность системы «Архивное дело» охватывает полный цикл обработки электронного документа в архиве: ведение номенклатуры дел организации, прием-передачу дел в архив, организацию хранения документов (как электронных, так и классических бумажных), работу в читальном зале (поиск и просмотр документов ответственными лицами), экспертизу ценности и подготовку дел для передачи на постоянное внешнее хранение (например, в ЦХЭД, если это требуется).

Функциональность системы «Архивное дело»
Источник: компания «ЭОС»

Важно отметить, что контейнер с данными о документе попадает в эталонное хранилище, доступ к которому имеют только несколько администраторов системы. Эти электронные документы учитываются в реестре подлинников. Одновременно с этим идентичный экземпляр документа попадает также в рабочее хранилище – и отсюда он доступен всем заинтересованным пользователям . При этом система постоянно сверяет документ из рабочего хранилища с эталоном.

Особенность «Архивного хранилища» состоит в том, что оно обособленно хранит файлы внутри контейнеров, которые сформировались в СЭД, и дает возможность уполномоченным лицам просматривать электронные документы, даже не заходя в веб-приложение. Оно позволяет сохранить доступ к документам даже в случае различных технологических изменений в архиве – таких, как переход на другую операционную систему или технологический стек в разработке ПО.

В течение хранения контейнер так же подвергается ряду контрольных процедур:

• проводится регламентированная законодательством проверка наличия и состояния с фиксацией результатов в акте;
• с постоянной периодичностью выполняется перерасчет хэш-суммы каждого контейнера и сравнение с первоначальной хэш-суммой с помощью незамкнутой цепочки алгоритмов хэширования. Эта проверка – залог обеспечения целостности: а значит, и доверия к документам в ходе оценки юридической значимости при использовании.

Таким образом, экосистема продуктов компании «ЭОС»  для обеспечения архивного хранения электронных документов закрывает все функциональные этапы ведения архива для любого ведомства, максимально автоматизирует работу архивистов, архивных служб и специалистов-делопроизводителей, ответственных за передачу документов на архивное хранение. Вместе с тем она гарантирует хранение электронных документов в неизменном виде, обеспечивает сохранение их свойств, которые требует законодательство: аутентичности, достоверности, целостности и воспроизводимости. А это – надежная основа для формирования  доверия.