Руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI Валентин Черепащук: «RPA – не панацея, а нишевый инструмент»

06.10.2020 |

Андрей Блинов.

В компании QIWI достаточно широко применяется технология RPA (Robotic Process Automation) для автоматизации внутренних бизнес-процессов: бюджетирования, документооборота, бухгалтерии, HR, поддержки клиентов и других. В то же время для использования RPA в каждом конкретном случае требуется тщательная подготовка и оценка будущей эффективности проекта. Лучше всего – если этим занимается собственный центр компетенций. Подробнее рассказывает руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI Валентин Черепащук.

Валентин, в связи с чем вы заинтересовались направлением RPA? Насколько быстро удалось реализовать первые проекты?

– Дело в том, что при автоматизации процессов, в которых задействовано много различных систем, существуют трудности с синхронизацией, выстраиванием логики, даже если у каждой из этих систем есть свой API. Причиы могут быть разными: например, зачастую сложно синхронизировать команды сопровождения различных систем для автоматизации одного процесса. Именно поэтому мы и обратили внимание на технологию RPA еще в 2017 году. Первые пилотные проекты на платформе UiPath мы с помощью интегратора пытались сделать даже без полноценного расчета эффективности – решили что можем инвестировать небольшую сумму для того, чтобы понять, насколько технология эффективна. Ведь если роботизировать несколько небольших процессов, то, скорее всего, экономического эффекта не будет, а чтобы сделать масштабный анализ и расчет эффективности, необходим уже крупный проект, который может стоить дороже, чем небольшие инвестиции. Первые пилоты не принесли ожидаемого результата, поскольку тогда мы еще не знали всех возможностей и сильных сторон технологии RPA, не до конца понимали какие процессы лучше роботизировать в первую очередь. RPA – это все-таки нишевый инструмент, применять его необходимо избирательно, не как панацею для любых задач. Также мы поняли, что разработка RPA-решений требует все тех же подходов, что и в обычном ИТ: развертывание, тестирование, поддержка и т. д.

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI

Со временем мы создали собственный центр экспертизы RPA и научились вдумчиво выбирать процессы для роботизации. Выстроили воронку задач, где считаем выгоду от внедрения и смотрим насколько RPA подходит для автоматизации того или иного процесса. Увидели, что эффект может оказаться даже выше ожидаемого за счет некоторых косвенных факторов: например, если человек при создании аналитического отчета может из-за нехватки времени использовать какие-то приблизительные показатели, то робот способен обработать весь массив данных и выстроить более точную аналитику.

Какие преимущества RPA вы в итоге увидели?

– Как я уже сказал, теперь мы можем автоматизировать практически любые процессы, в которых задействовано множество систем, причем это могут быть любые системы, технических ограничений нет. Взаимодействие с различным ПО может осуществляться как через API, так и через пользовательский интерфейс, при автоматизации не требуется глубоких знаний каждой ИТ-системы и средств разработки, по большей части вместо написания кода рисуется блок-схема – процесс становится визуально более понятным. Кроме того, как правило, разработка робота происходит гораздо быстрее чем традиционная ИТ-разработка и отпадает необходимость менять существующие системы.

Когда этот инструмент применяется?

– Если у системы нет API и нужно работать с пользовательским интерфейсом – это всего лишь один частный случай, когда мы применяем RPA. Даже если у системы есть API, можно работать через него с помощью RPA и мы эту возможность активно используем. Когда в процессе задействованы множество специализированных систем, может потребоваться участие разных команд по поддержке/разработке каждой системы. А у каждой команды может быть своя очередь задач со своими приоритетами и синхронизировать команды бывает крайне сложно. В этих случаях мы тоже применяем RPA.

Часто бывает, что в процессе участвуют такие системы как Excel, электронная почта, которые казалось бы есть абсолютно везде, но автоматизировать процессы с участием таких систем некому. Или же в процессе могут присутствуют сторонние сайты: например, когда надо найти в электронных СМИ информацию о нашей компании и проверить логотип на соответствие официальному. В таких случаях применение RPA также очень эффективно.

Формального критерия – применять или нет – как такового нет, к каждому такому проекту необходим взвешенный подход. Всё зависит от количества задействованных систем, от доступности ресурса команд поддержки этих систем и от каких-то специфических вещей вроде инструментов распознавания изображений или речи.

Есть ли случаи, когда RPA противопоказан?

– Там, где нужно человеческое решение, основанное не на конкретных параметрах, а на профессиональном суждении и опыте, которое трудно автоматизировать, – такие вещи мы однозначно оставляем человеку.
Или, например, если процесс происходит преимущественно в одной системе, то логичнее и автоматизировать его в этой системе.

Валентин Черепащук на конференции СЭД и ECM Day 2020

Что нужно сделать прежде всего, чтобы получить эффект от проектов RPA?

– Прежде, чем применять эту технологию, нужно в ней разобраться достаточно глубоко, чтобы понимать, в каких случаях она хорошо применима. Настоятельно рекомендую создавать собственный центр компетенций – сообщество профессионалов в этой области, которые необязательно будут сами заниматься разработкой, но будут разбираться в процессах, анализировать оптимальность применения RPA, координировать работу ИТ-команд, участвующих в проекте.

Необходимо взвешенно подходить к RPA именно со стороны ИТ – как к инструменту, который может идеально подходить в одних случаях и совсем не подходить в других. Важно правильно формировать ожидания всех участников и рассчитывать эффект.