Семинар «Автоматизации делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления»

Программа семинара «Автоматизации делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления»:

Современный документооборот как основа системы управления организацией. Схемы движения информации в организации. Обмен информацией между подразделениями. Анализ эффективности движения информационных потоков.

Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.

• Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (закон РФ N 149-ФЗ от 27.07.2006) и анализ поправок к закону (вступили в силу с 01.08.2013).
• Требования законодательства РФ в области защиты персональных данных (закон РФ N 152-ФЗ ред. от 05.04.2013).
• Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" (закон РФ №63-ФЗ от 06.04.2011).
• Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (закон РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004).
• ГОСТ ИСО 15489. "Управление документами. Общие требования".
• ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
• Методические рекомендации и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ №477 от 15.07.2009).

Система управления документами: методология проектирования и внедрения.

• Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
• Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием.
• Основные требования к средствам и системам электронного документооборота.

Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.

• Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией. Обработка бумажного документа в СЭД .
• Обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Разработка регламента использования ЭЦП.
• Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.
• Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.
• Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.

Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Особенности составления электронных документов. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.

Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и архивного хранения.

• Обзор современных систем автоматизации работы с документами "Documentum", "Directum", "Docsvision", "Евфрат-Документооборот", "Дело", "Босс-референт", "Гран-Док", "Кодекс: документооборот", "1С" и других.
• Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации.

Автоматизированное управление жизненным циклом документов.

• Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия. Сканирование документов.
• Построение маршрутов согласования документов.
• Обмен данными между подразделениями.
• Системы контроля исполнения документов.
• Формирование отчетов.
• Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов.

Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.

• Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты.
• Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
• Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.). Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
• Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД.
• Организация сопровождения и обслуживания СЭД.

Информационные технологии в архивном деле. Оперативные и долговременные электронные архивы. Принципы создания и наполнения электронного архива. Классификация и систематизация электронных документов. Оцифровка и атрибутирование бумажных фондов. Особенности архивного хранения и уничтожения документов в электронном виде. Полнотекстовый и атрибутивный поиск. Программные решения электронных архивов. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации в работе с документами в электронном виде.

Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.
Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

Контакты: interclient@cntiprogress.ru, 8 (800) 333-88-44