Начальник отдела анализа и методологии ГК «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Антошечкина: «Стандарты нужны только при условии их востребованности, применимости и своевременности»

Все разработанные ЭОС стандарты – это государственные стандарты ГОСТ и ГОСТ Р. Как правило, это высокоуровневые документы, содержащие основные и концептуальные положения в описываемой области. Эксперты компании не исключают в дальнейшем возможность разработки стандартов разных уровней, при выявлении потребности в таких работах, тем более, что ЭОС имеет для этого достаточные компетенции. Об этом говорит начальник отдела анализа и методологии ГК «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Антошечкина.

– Елена, как вы оцениваете текущие инициативы по принятию отечественных ИТ-стандартов? Какие позитивные тенденции в формировании отечественных ИТ-стандартов можно отметить? А что еще предстоит сделать?

– Как представитель компании, которая в первую очередь является потребителем и разработчиком ИТ-решений, и только во вторую – разработчиком ИТ–стандартов, могу оценивать полезность стандартизации с точки зрения потребителя результатов. И считаю, что такое направление взгляда полезно и для регуляторов отрасли, и для тех, чья основная деятельность заключается в разработке стандартов. Стандартизация ради самого процесса лишена смысла. Стандарты нужны только при условии их востребованности, применимости и своевременности, а не сами по себе.

Что же касается конкретных примеров, не буду говорить про всю ИТ-отрасль, она слишком разнообразна и многопланова. Попробую оценить ситуацию в той области, которой занимаюсь наиболее плотно, а именно – в области управления документами и информацией в рамках электронного документооборота государственных органов.

 

Начальник отдела анализа и методологии ГК «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Антошечкина

Начальник отдела анализа и методологии ГК «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Антошечкина

 

В настоящее время (и это особенно заметно последние 2-3 года) в нашей стране взят курс на цифровизацию деятельности госструктур, автоматизацию работы с документами. Одновременно отходят в прошлое локализованные изолированные автоматизированные системы, обеспечивающие работу с документами внутри одного учреждения, максимум – нескольких организаций в рамках холдинга. Сейчас во главу угла ставится информационное взаимодействие и интеграция разрозненных автоматизированных систем в единую информационную систему. А такую систему невозможно построить без упорядочивания и установления единых правил работы с данными и документами, т.е. без стандартизации (на уровне, как минимум, типовых базовых процессов, форматов данных, основных концептуальных подходов к работе).

Партнерская конференция компании ЭОС «Весенний документооборот», состоявшаяся в конце мая в Красноярске, в очередной раз подтвердила статус одного из крупнейших мероприятий на российском рынке СЭД. В программе мероприятия нашлось место самым актуальным тенденциям отрасли – вопросам, которые волнуют буквально всех заказчиков и интеграторов систем автоматизации документооборота: влияние санкций, импортозамещение, архивы, МЭДО и многое другое. Подробнее об этом мы поговорили с генеральным директором «ЭОС Софт» Андреем Козловым (см. интервью раздела «ЭОС» от 20 июня 2022 г.).

И работы в этом направлении идут весьма активно. Инициируются они, главным образом, не органами по стандартизации, техническими комитетами и подкомитетами, а регуляторами отрасли – Минцифры России, ФСО России, ФНС России и т.п. Результаты этих работ оформляются и утверждаются не как стандарты (ГОСТ, ГОСТ Р, ОСТ), а как документы соответствующих регуляторов (приказы Минцифры России, ФСО России, распоряжения и постановления Правительства Российской Федерации). В отличие от стандартов, которые по умолчанию носят в нашей стране рекомендательный характер, документы уровня постановления Правительства обязательны к применению в рамках области регулирования. И, как следствие, реакция отрасли на такие документы более активная и быстрая, что очень важно при реализации, например, единовременного перехода на новый формат обмена данными для всех взаимодействующих автоматизированных систем.

В качестве примера можно привести деятельность регуляторов в области информационного взаимодействия по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). За последние 2 года нормативная база в области МЭДО была существенно доработана. В частности, утверждена новая версия формата обмена электронными документами по МЭДО (Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утв. приказом Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 №667/233), новые Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264) в настоящее время на утверждении находятся требования к порядку ведения нормативно-справочной информации (НСИ) МЭДО. Активность регуляторов дает существенный толчок развитию информационных систем взаимодействующих по МЭДО государственных органов и организаций.

Что же касается негативного примера отсутствия стандартов, то и этот момент можно проиллюстрировать на примере обмена по МЭДО. Так, одной из основных причин ошибок и проблем взаимодействия по МЭДО является несогласованность данных на разных сторонах обмена. Как ни странно это звучит, одни и те же организации имеют в базах данных сторон обмена разные наименования (и это несмотря на то, что у всех организаций есть официальные названия, которые можно и нужно использовать!) Приходится предпринимать колоссальные усилия, чтобы решать такие проблемы на техническом уровне (это и таблицы подстановок, и автозамены, и прочие ухищрения). Это утяжеляет автоматизированные системы - как для разработчика, так и для пользователя. А исправить ситуацию относительно просто – надо стандартизировать эти данные и обеспечить возможность их централизованного ведения и использования всеми участниками обмена. Эту проблему, кстати, и призван решить упомянутый выше документ, утверждающий требования к порядку ведения НСИ МЭДО.

И таких примеров масса. В идеале, конечно, чтобы проблемы вовсе не возникали и каждое новое направление или конкретное решение в ИТ-отрасли уже в момент своего появления было снабжено исчерпывающим пакетом нормативных, справочных, регламентирующих и стандартизирующих его разработку и использование документов. Но это мечта из разряда утопии (хотя к её достижению нужно стремиться). В реальности надо постоянно анализировать опыт применения существующих решений, оценивать перспективные решения и максимально оперативно реагировать на потребности отрасли, в том числе, путем выпуска стандартизирующих материалов и документов.

Какие факторы традиционно влияют на формирование отечественных ИТ-стандартов, насколько важен здесь мировой опыт?

В текущей международной ситуации Россия должна обеспечить цифровой суверенитет, а импортозамещение в сегменте Digital поможет нашей стране выйти на новый уровень – эти мысли неоднократно звучали в выступлениях и дискуссиях на 5-й Международной конференции по информационной безопасности «ИНФОФОРУМ-Югра». Мероприятие проходило 6-9 июня 2022 года в Ханты-Мансийске. Компания ЭОС представила здесь доклад на актуальнейшую тему – импортозамещения в IT, а также показала свои флагманские решения на выставке «Цифровые технологии для всех» (см. новость раздела «ЭОС» от 14 июня 2022 г.).

– Международный опыт оказывает на отечественную отрасль стандартизации в области ИТ весьма сильное влияние. Это объясняется тем, что традиционно развитие ИТ-отрасли идет «с запада», мы же большей частью потребляем результат. И либо локализуем и адаптируем его под свои потребности, либо принимаем и перенимаем в чистом виде. В мире, имеющем склонность к глобализации и сквозному взаимодействию (в том числе, в сфере ИТ-коммуникаций и услуг) такой подход оправдан. Да и зачем изобретать уже изобретенное, тратить силы, время и другие ресурсы, совершать уже совершенные кем-то ошибки. Более эффективным может стать использование уже готового результата, подходящего для поставленной цели применения.

Руководствуясь такой логикой, при разработке стандартов ЭОС отдавал предпочтение методу гармонизации – мы проводили анализ международной базы в области стандартизации ИТ-отрасли, выполняли отбор наиболее актуальных и подходящих под требования отечественной отрасли международных стандартов (уровня ИСО, МЭК) и разрабатывали на их основе отечественные стандарты.

Сейчас же, в силу взятого в нашей стране направления на импортозамещение и импортонезависимость, ситуация может несколько измениться, но это будет, главным образом, касаться низкоуровневых стандартов (определяющих, например, конкретные алгоритмы, форматы и т.п.), высокоуровневые же и концептуальные моменты, полагаю, будут затронуты в меньшей степени. В любом случае, анализ международного опыта и лучших мировых практик по-прежнему будет необходим. Не исключаю даже, что актуальность такого рода работ возрастет – теперь не получится «просто взять и применить», придется «разбирать по винтикам» и внимательно изучать и каждый винтик в отдельности, и всё целиком на предмет возможности (целесообразности, допустимости, безопасности и т.п.) применения или создания аналога. И к стандартам это относится не в последнюю очередь.

Был ли у вашей компании опыт в разработке отраслевых стандартов, если да, то поделитесь этим, пожалуйста. Что побуждало участвовать в такой работе? Что было самым интересным, самым сложным?

– Все разработанные нами стандарты – это государственные стандарты ГОСТ и ГОСТ Р. Как правило, это высокоуровневые документы, содержащие основные и концептуальные положения в описываемой области. Отраслевой стандарт (ОСТ) имеет иную, более предметную и локализованную область применения в рамках конкретной отрасли. Как правило, стандарты ОСТ разрабатываются при отсутствии ГОСТ/ГОСТ Р в нужной сфере деятельности, либо при необходимости уточнения положений ГОСТ. Порядок разработки ОСТ также несколько иной, нежели для ГОСТ/ГОСТ Р. Так что формально и официально в составе разработанных нами стандартов нет ОСТ.

Система электронного документооборота «ДЕЛО», флагманский продукт компании ЭОС, продолжает оставаться одним из самых популярных специализированных программных продуктов среди медицинских учреждений. В Алтайском крае данное решение используют ряд крупных организаций здравоохранения краевого уровня. В конце 2021 года к ним присоединилась КГБУЗ «Краевая стоматологическая поликлиника». Проект реализован компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в данном регионе (см. новость раздела «ЭОС» от 6 июня 2022 г.).

Однако среди результатов наших работ есть, например, стандарт ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению». Он содержит вполне конкретные и подробные описания формата и состава данных для обмена между системами электронного документооборота (СЭД) и фактически может трактоваться и применяться в качестве ОСТ. Более того, этот стандарт (вернее, его предшественник, ГОСТ Р 53898-2010) положил в ЭОС начало работам по стандартизации. Компания ЭОС, являясь одним из ведущих разработчиков отечественных СЭД, не могла проигнорировать серьезнейшую на тот момент проблему – отсутствие единого формата обмена данными между разными СЭД. И мы сочли целесообразным самим заняться решением данного вопроса – предложить отрасли такой стандарт. Самым интересным и, одновременно, самым сложным в этой работе было посмотреть на ситуацию одновременно с двух сторон – со стороны разработчика конкретной СЭД и со стороны независимого аналитика, чтобы создать универсальный результат, который смогут потребить разные СЭД и который будет полезен отрасли в целом.

Кроме того, у ЭОС есть опыт разработки решений (как программных, так и регламентов и методик), в частности, в области применения ЭП, в области архивного хранения подлинников электронных документов, которые, не являясь отраслевыми стандартами «де-юре», вполне могут использоваться в качестве таковых «де-факто».

Так что мы не исключаем в дальнейшем возможность разработки стандартов разных уровней, при выявлении потребности в таких работах, тем более, что ЭОС имеет для этого достаточные компетенции.

 

 

В каких еще аналогичных работах ваша компания и ее эксперты были бы готовы принять участие? Почему эти направления важны?

– Перечень направлений работ, проводимых экспертами компании ЭОС, довольно обширен. Перечислю основные из них:

  • Являясь сотрудниками компании-разработчика систем автоматизации управления документами и информацией, эксперты ЭОС выполняют функции бизнес- и системных аналитиков, методологов в проектах ЭОС, принимают непосредственное участие на этапах разработки, внедрения и сопровождения продуктов ЭОС.
  • Отдельное направление деятельности ЭОС – консультационные услуги в области автоматизации процессов управления документами и информацией. В таких работах эксперты ЭОС по управлению документацией являются основными исполнителями.
  • В рамках ежегодных программ национальной стандартизации мы проводим работы по разработке стандартов.
  • Специалисты ЭОС ведут активную деятельность в качестве экспертов международного уровня, принимают участие в работах международной организации по стандартизации ИСО (ISO), а также ARMA International. Это очень важно в рамках анализа международного теоретического и практического опыта.
  • Особо можно выделить просветительское направление – регулярные статьи в профильных отраслевых изданиях, доклады на тематических конференциях. Это очень важно и востребовано именно сейчас, когда ИТ-отрасль в целом и отрасль управления информацией и документами в частности переживает серьезные перемены.

Все эти работы мы проводили и будем проводить в дальнейшем. Кроме того, компания ЭОС гибко реагирует на потребности отрасли и рынка, и мы готовы к новым вызовам.

Большое спасибо за беседу!

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ЭОС, ЭДО