Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова: «Чем шире мы применим опыт внедрения ЭДО в архивном деле - тем лучше»

У ГК Softline есть комплексные решения для централизованного управления бумажным и электронным архивом организации. Компания работает с лидерами российского рынка ЭДО, интегрирует решения для цифровых архивов в ведущие отрасли страны: пищевую промышленность, агропромышленность, ритейл, фармакологию, нефтегазовый сектор. О российских системах электронных архивов рассказывает руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова.

– Полина, как, на ваш взгляд, происходит развитие систем электронных архивов в России, успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?

– Стремительное импортозамещение - главный тренд этого года. Всего несколько лет назад заказчики отдавали предпочтение зарубежным ECM-платформам для создания корпоративных информационных систем. Сейчас отечественные разработки удовлетворяют все технические запросы клиентов.

Российские решения для системы электронных архивов имеют преимущества в:

  • гибкости;
  • отказоустойчивости;
  • возможностях масштабирования;
  • производительности;
  • стандартизации всех этапов бизнес-процессов;
  • быстром поиске и выгрузке документов по запросам ФНС;
  • многократном снижении затрат на хранение документов;
  • работе с большими объемами данных.

Они обеспечивают надежное централизованное хранение электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности. Специалисты могут подключаться любым удобным способом: с локальных или удаленных компьютеров любой конфигурации, мобильных устройств. Продукты отечественных разработчиков снижают затраты на обновление, копирование и распространение документации.

 

Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова

Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова

 

Насколько существенно отразились на рынке российских систем электронных архивов события этого года и необходимость в скорейшем импортозамещении?

Технологии информационного моделирования зданий, сооружений и других объектов инфраструктуры (BIM, Building Information Modeling) широко применяются не только при строительстве жилых зданий или отдельных промышленных объектов. Благодаря этим технологиям специалисты компании Softline смогли повысить эффективность проектирования золотодобывающего комплекса, а в перспективе – обеспечить создание цифрового двойника фабрики (см. проект раздела «Softline» от 6 сентября 2022 г.).

– По данным Центра компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ, в 2021 году доля российского ПО в государственных организациях составляла 30-35 %. В 2022 году использование отечественных решений из мейнстрима превратилось в необходимость. Заказчики все чаще переходят на отечественные аналоги ИТ-систем, потому что государство поддерживает развитие цифровой трансформации и отечественных разработчиков, а российские решения конкурентоспособны и являются альтернативой иностранным технологиям.

Также события этого года повлекли за собой дополнительную нагрузку на общие центры обслуживания (далее ОЦО), которые работают в бухгалтерских, кадровых, логистических, закупочных ИТ-системах. Внедрение новых проектов требует финансовых вложений, а после миграции на доступные на российском рынке системы нужно время на адаптацию и обучение персонала работе в этих программах. Важно учесть, что в переходный период будут работать параллельно решения - старое и новое, что также увеличит нагрузку на системы и людей.

Какие российские продукты и проекты можно назвать передовыми, в чем заключается их инновационность и актуальность, насколько широко можно применить этот опыт?

– Наиболее востребованы сейчас три продукта:

  • финансовый архив - это централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам;
  • долговременный архив - это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов;
  • управление документами - полный цикл работы с электронными документами, гарантия их конфиденциальности, удобное создание, хранение и поиск.

При внедрении финансового архива:

  • в 15 раз сокращаются потери документов за счет их централизованного хранения;
  • в 7-12 раз быстрее подготовка к проверке контролирующими органами;
  • в 7-20 раз увеличивается скорость поиска документов.

Долговременный цифровой архив:

  • централизованно хранит документы из разных информационных систем до 75 лет;
  • гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения;
  • поддерживает правила российского архивного делопроизводства.

При переходе к управлению документами:

  • сводится к минимуму риск потери документов;
  • на 84 % сокращается среднее время поиска документов;
  • гибкая настройка прав доступа помогает сохранить конфиденциальность данных.

Миссия цифровизации - облегчить людям жизнь, убрать рутинные процессы и освободить время для по-настоящему важных задач. Чем шире мы применим опыт внедрения ЭДО в архивном деле - тем лучше будет нам с вами. У нас есть все возможности и решения для повсеместной цифровизации документов.

 

 

Достаточно ли существующих законодательных инициатив для развития этого рынка, какие из них особенно важны? Отсутствие каких ощущается особенно остро?

Ведущий поставщик решений и сервисов в области цифровой трансформации и информационной безопасности Softline провел автоматизацию документооборота для агрохолдинга «ЭкоНива», крупнейшего производителя молока в России. Это позволило заказчику унифицировать процедуры согласования договоров, сократить время его сотрудников на работу с входящей документацией, обеспечить ведение единого цифрового архива документов и прозрачность рабочих процессов (см. новость раздела «Softline» от 2 сентября 2022 г.).

– Для нормативно-методического обеспечения работы с электронными архивами утвержден Приказ Федерального архивного агентства N 69 от от 15 июня 2020 г «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Этот документ поможет частным компаниям и государственным учреждениям с цифровизацией бизнес-процессов. Как минимум, сократятся издержки на хранение и обработку бумажных документов.

В Минэкономразвития России разработан законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов». Особенно важная инициатива этого проекта - разрешение хранить не только электронные оригиналы, но и электронные дубликаты бумажных документов. Переводить в электронное хранение по порядку, описанному в законопроекте об электронных архивах, можно практически все виды документов, кроме содержащих государственную тайну, удостоверяющих личность и тех, что юридически могут оформляться только в бумажном виде.

Ключевым моментом в цифровизации документов стало подписание Президентом РФ закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

Расскажите об опыте вашей компании в этой сфере. Какие решения разработаны, используются?

– У нас есть комплексные решения для централизованного управления бумажным и электронным архивом организации. Принципы организации цифрового архива основаны на защищенности, гибкости использования и соблюдения всех норм хранения на законодательном уровне. Такой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Мы работаем с лидерами российского рынка ЭДО.

DirectumRX - интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами, гибкая ЭКО-система. Цифровые архивы - один из функциональных блоков платформы. Она переводит в цифровой вид полный цикл документооборота. DirectumRX имеет интуитивно понятные сценарии взаимодействия с решением и лаконичный интерфейс. Решение легко интегрируется в общий ИТ-ландшафт организации. С помощью российской системы Directum RX была проведена модернизация документооборота крупных российских компаний, таких как «Хлебпром», ООО «Центр-СБК», ГК «Гулливер», телевизионной производственной компании «Спортивное вещание»

Docsvision - современная Low-Code CSP (СЭД/ECM/BPM)-платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний; преимущества Docsvision:

  • работа с нагрузкой в 100 000 пользователей и от 20 млн документов подтверждена в ходе нагрузочного тестирования платформы;
  • модульная архитектура: удобство установки, обновления и обслуживания;
  • полная поддержка ЭЦП в соответствии с требованиями ФЗ-63 и требований к СЭД госорганов.

Какие наиболее интересные проекты реализованы вашей компанией?

Для российских заказчиков ПО и железа в нынешней ситуации движение к принятию импортозамещения – неизбежно. Эффективный способ пройти этот путь быстрее и интереснее – проложить его через онлайн-демокафе Softline. Уникальность демокафе - в его мультивендорности и большом разнообразии программных стеков для базовой ИТ-инфраструктуры и офиса. Преимущество демокафе для заказчиков – это возможность самостоятельного изучения российских программных продуктов как по отдельности, так и стеками в экосистеме. О сервисе рассказывает руководитель департамента развития отечественных IT-решений компании Softline Дмитрий Сорокин (см. ИТ-класс раздела «Softline» от 4 августа 2022 г.).

– Внедрение единой системы электронного документооборота (СЭД) для «Биннофарм Групп» стало одним из наших самых крупных ИТ-проектов, направленных на создание единой ИТ-инфраструктуры объединенной компании. За 5 месяцев работы на базе Directum RX было создано единое хранилище первичной финансовой документации для одной из производственных площадок компании, проведена интеграция с системами 1С:УПП и Диадок, настроено штрихкодирование входящих и исходящих документов.

Это решение предполагает:

  • долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства;
  • разгрузку оперативного хранилища других систем;
  • специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д.
  • регулярная проверка целостности и комплектности;
  • хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате.

Мы интегрируем решения для цифровых архивов в ведущие отрасли страны: пищевую промышленность, агропромышленность, ритейл, фармакологию, нефтегазовый сектор.

Какие события, по вашим прогнозам, ожидают рынок российских систем электронных архивов в ближайшее время и в более отдаленной перспективе? Будут ли эти события, изменения симметричны происходящим за рубежом, или путь развития российского рынка систем электронных архивов будет уникальным?

– Мы наблюдаем повышенное внимание к миграции на системы электронных архивов, а наши клиенты ожидают:

  • снижения стоимости хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе;
  • ускорения работы архивистов и делопроизводителей благодаря автоматизации рутинных операций;
  • уменьшения на оперативные хранилища, повышение быстродействия операционных систем.

На российском рынке представлен весь необходимый пул решений для качественного внедрения и работы собственных продуктов СЭД. Благодаря поддержке государства, решениям наших разработчиков и готовности предприятий к ведению всей документации в электронном виде, цифровая трансформация развивается вне зависимости от внешних обстоятельств.

Большое спасибо за беседу!

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Softline, Софтлайн, Электронные архивы, ЭДО