«Джентельменский набор» от Docsvision с циничностью Роба Ингланда. О ноябрьском заседании «SPb CIO Club»

07.12.2015 |

Андрей Блинов.

На повестке дня очередного Традиционного Заседания Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров «SPb CIO Club», помимо знакомства с вновь принятыми в Клуб участниками, стояли вопросы управления простыми проектами и грамотной организации службы Service Desk.

Заседание началось с самопрезентаций руководителя административно-технического отдела РОСЭЛ Александра Мамлеева и Дмитрия Андикаловского из «ДоксВижн».

Участники заседания: Игорь Мялковский («Тринити»), Дмитрий Сухачев и Евгений Коноплев («ПОЛИСАН»)

Коллега Дмитрия, руководитель международного направления «ДоксВижн» Валентин Смирнов представил собравшимся приложение для управления задачами и простыми проектами «Менеджер задач», которое за рубежом продвигается как облачное решение с собственным брендом, а на российском рынке представляет собой одно из приложений для платформы Docsvision.

«Сейчас функция ИТ поменялась, ИТ-директора думают уже не только о «железе» и ПО, а все больше – о нуждах бизнеса. И иногда даже сами принимают решения о том, как бизнесу стать более эффективным. В реальной жизни каждый день перед вами стоят задачи, вы должны организовывать проекты, формировать команду, выстраивать эффективные коммуникации. Можно что-то делать исходя из собственного опыта, лидерства, бизнес-компетенций, но, тем не менее, без решения, которое помогает поддержать эффективную работу на уровне ИТ, уже не обойтись», - заявил спикер.

По собственному опыту работы с управлением задачами и командной работой по всему миру специалисты «ДоксВижн» заметили несколько тенденций в этой области. Первое, несомненно, - ускорение изменчивости процессов управления, создающее необходимость в быстрой адаптации к ситуации. Решения от сложных и тяжеловесных меняются в сторону гибкости, простоты и быстрой настройки. Организация работы сотрудников происходит преимущественно в формате простых проектов, обучение персонала требует возникновения максимально удобных бизнес-систем. Создается интегрированная среда взаимодействия – когда различные решения используют совместное информационное поле и единый «язык» коммуникации, а также поддерживают работу на мобильных устройствах. В бизнес-процессы активно вовлекаются удаленные сотрудники и аутсорсинг, команда становится территориально-распределенной. Наконец, появляются более эффективные способы мотивации персонала.

Руководитель международного направления «ДоксВижн» Валентин Смирнов

Поэтому современная система, поддерживающая эффективное управление задачами компании, должна соответствовать нескольким условиям: это удобство и мобильность, простота, автоматизация процессов по шаблонам, отчетность о качестве работы сотрудников, трудозатратах и ходе проекта, бесшовная аутентификация пользователей, категоризация проектов и задач, инструменты повышения персональной продуктивности.

«Менеджер задач», по словам спикера, соответствует этим требованиям. В состав приложения входит система статусов задач и ролей, дерево задач и проектов, онлайн-переписка по задаче, встроенная система онлайн-уведомлений, напоминания на почту о ключевых событиях по задаче, работа с документами (загрузка, версии, предпросмотр).

Подробнее об этом и других решениях «ДоксВижн» - в репортаже с конференции Docsvision User Day, прошедшей в ноябре 2015 года в Москве.

Вторым докладчиком на заседании стал Евгений Коноплев, инженер по АСУП компании «НТФФ «ПОЛИСАН», специализирующейся на производстве лекарственных препаратов. Внимание снова оказалось обращено на компанию «ДоксВижн», которая занималась комплексной автоматизацией бизнес-процессов в «ПОЛИСАН».

Решение о внедрении СЭД в компании возникло еще в начале 2007 года. «Внедрение началось с основных для нашей компании процессов – таких, как согласование документации по качеству и согласование договоров, и продолжается до сих пор по ходу появления тех или иных задач», - отметил спикер. Так, в 2007-2008 годах в «ПОЛИСАН» появился модуль Docsvision «Управление документацией СМК»; в 2008-2011 - «Управление канцелярией», «Согласование договоров», «Управление ОРД»; в 2011-2012 - «Документация по упаковочным материалам», «Заявки на билеты», «Должностные инструкции», «Заявки в финансовую службу»; в 2013 - «Счета на оплату»; в 2014-2015 - «Согласование нарядов», «Документация по валютному контролю», «Внутренняя документация», «Планы продаж и производства», «Заявки в отдел снабжения». Также два года назад произошла интеграция платформы Docsvision с Infor ERP LN (счета на оплату, справочник контрагентов, заявки на закупку, справочник изделий) и с «1С: ЗУП» – в плане договоров подряда с физическими лицами.

Руководитель проектов защиты информации компании «Тринити» Игорь Мялковский

В заключительной части заседания выступил Игорь Мялковский, член правления Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров, руководитель проектов защиты информации компании «Тринити». Он постарался максимально лаконично рассказать про организацию ИТ-службы Service Desk. Опираясь на тезисы теории «циничного реализма» гуру ITSM (IT Service Management) Роба Ингланда.

В докладе, в частности, были рассмотрены признаки хорошего сервиса (например, превосходить ожидания пользователя, создавать кредит доверия, SLA), а также 10 базовых процессов ITSM: управление инцидентами, проблемами, конфигурациями, изменениями, релизами, уровнем сервиса, финансами, мощностью, непрерывностью, доступностью.

Напомним, что до конца 2015 года «SPb CIO Club» планирует провести еще два заседания: 8 декабря (заседание «Без Галстуков» с участием представителя адвокатского бюро «Качкин и Партнеры») и 24 декабря.