Объединяющая СЭД. «Глобалстрой-Инжиниринг» внедрила EOS for SharePoint в головном офисе и филиалах

О заказчике

Компания «Глобалстрой-Инжиниринг» была создана для решения масштабных задач освоения нефтегазовых месторождений Западной Сибири и реконструкции объектов нефтепереработки в России и за рубежом. История компании берет начало в январе 1994 года, когда было принято решение о создании ЗАО «ЛУКОЙЛ-Нефтегазстрой» - дочерней компании ОАО НК «ЛУКОЙЛ». Сейчас открытое акционерное общество «Глобалстрой-Инжиниринг» (ОАО «ГСИ») является одной из крупнейших компаний в секторе проектирования, снабжения и строительства (EPC) для компаний нефтегазовой отрасли в России и СНГ. В настоящее время ОАО «ГСИ» является ядром многофункционального строительного холдинга, имеющего в своем составе общестроительные, монтажные, трубопроводные, проектные и другие предприятия.

 

ОАО «Глобалстрой-Инжиниринг» - ядро многофункционального строительного холдинга

 

Об исполнителе

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС работает на рынке с 1994 года. Современные системы управления корпоративным контентом, созданные ЭОС, обеспечивают оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 6 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тыс.

Предпосылки проекта

Исторически в ОАО «Глобалстрой-Инжиниринг» для организации документооборота использовалось решение Lotus Notes: оно оказалось «наследством» от ОАО НК «ЛУКОЙЛ», частью которого являлось предприятие до 2004 года. Однако в определенный момент перед руководством «Глобалстрой-Инжиниринг» встал серьезный вопрос: либо приобретать новые лицензии Lotus Notes, либо выбрать новое решение. В решении этого вопроса важную роль сыграл тот факт, что используемая система устраивала далеко не во всем.

«Нам была нужна система, которая позволила бы организовать документооборот не только внутри нашего головного предприятия, расположенного в Москве, но и во всех филиалах, которые работают в других регионах России. Lotus Notes не мог удовлетворить такие потребности. К тому же, если бы мы решили использовать ту же систему, пришлось бы переходить на ее новую версию, что сравнимо с новым внедрением. Кроме того, мы хотели получить удобный и простой инструмент с широкими функциональными возможностями, в том числе – для удаленной работы. Проанализировав представленные на рынке решения, мы выбрали EOS for SharePoint», – рассказывает начальник службы информационных систем ОАО «ГСИ» Андрей Сикерин.

 

EOS for SharePoint – документооборот на базе Microsoft SharePoint

 

Как сообщили в ОАО «ГСИ», анализ рынка показал, что EOS for SharePoint хорошо приспособлен для работы с территориально распределенными компаниями, с системой можно работать удаленно, что полностью удовлетворяло требованиям предприятия. Также важным фактором, повлиявшим на выбор, стала ценовая политика компании ЭОС: EOS for SharePoint оказался дешевле предложений конкурентов.

Ход проекта

Проект был реализован примерно за 4-6 месяца и осуществлялся специалистами компании ЭОС. За это время были проведены обследование предприятия, подготовка ТЗ и рекомендаций к изменению бизнес-процессов компании и непосредственно внедрение. Сопровождение EOS for SharePoint осуществляется также вендором.

«Способствовало достаточно быстрому внедрению и то, что платформа Microsoft SharePoint уже использовалась нами как система обмена информацией. Весомым плюсом EOS for SharePoint оказалось то, что сотрудников практически не пришлось переучивать: они уже умели работать с интерфейсом SharePoint, так что сложностей с привыканием к новому инструменту нам удалось избежать», – объясняет Андрей Сикерин.

Для обучения сотрудников в «Глобалстрой-Инжиниринг» был создан специальный учебный класс, преподавание в котором вели сотрудники ЭОС. Так как EOS for SharePoint автоматизировала текущие процессы, а они подразумевают серьезную роль секретариата, то именно секретари и проходили обучение. Для всех остальных сотрудников, которые подключались к работе в системе по мере ее развития и изменений в компании, были подготовлены подробные пошаговые инструкции.

Итоги проекта

На данный момент в EOS for SharePoint работает несколько сотен сотрудников, причем не только в головном офисе, но и в регионах: все дочерние общества имеют интерфейс взаимодействия с документооборотом, все входящие и исходящие документы идут через EOS for SharePoint.

«Благодаря EOS for SharePoint у нас существенно упростился поиск документов, к тому же он стал значительно быстрее. Кроме того, в отличие от предыдущей СЭД, в EOS for SharePoint мы находим непосредственно скан-копии этих документов, с которыми можно работать дальше. К тому же по каждому документу при необходимости мы можем проследить всю его историю. Важно и то, что использование выбранного нами решения позволило повысить исполнительскую дисциплину: руководство может легко отследить исполнение задач по документам и соблюдение сроков», – резюмирует Андрей Сикерин.

Автор: Анна Тумакова.

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: ЭОС