Возможности EOS for SharePoint для распределенного бизнеса: внедренческий опыт «Офис-Док»

30.11.2011 |

Сергей Мальцев.

Часто территориально-распределенные компании нуждаются в повышении эффективности работы персонала для координации их действий, простоты и прозрачности согласования документов, контроля исполнительской дисциплины. Все эти задачи могут быть успешно решены внедрением внутрикорпоративного портала с интегрированной системой электронного документооборота, при этом наиболее популярным решением этого класса в России является EOS for SharePoint – разработка компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) на базе платформы Microsoft SharePoint. Опытом и результатами внедрения этого решения для повышения эффективности персонала территориально-распределенного бизнеса делятся специалисты компании «Офис-Док» – ведущего партнера ЭОС.

Основными проблемами при работе с документами в территориально-распределенной компании связаны со сложностью коммуникаций, когда передача документа в бумажном виде занимает слишком много времени, а передача версии документа по электронной почте не всегда является безопасной. При этом отследить местонахождение такого документа в произвольный момент времени крайне непросто, к тому же отправка документа в электронном виде не гарантирует его получения адресатом (он может быть в отпуске, на больничном, переведен на другую должность). Кроме того, проблема коммуникаций в территориально-распределенном бизнесе часто проявляется и в сложности централизованного информирования сотрудников о новостях компании, приказах и назначениях. А подача заявок в службу поддержки, бухгалтерию, служебных записок и т. п., как правило, также затруднительна. Кроме коммуникационных проблем, в такого рода компаниях остро встает проблема и контроля исполнительской дисциплины сотрудников отдаленных филиалов, а также повышения их общей эффективности.

«Эффективность работы любой компании зависит от оперативности реагирования на возникающие различные ситуации, скорости принятия решений, четкости и слаженности действий сотрудников. Поэтому, конечно же, очень важно, чтобы все документы в организации были всегда «под рукой» и обрабатывались в отведенные для этого сроки. При этом очень важным фактором является повышение уровня коммуникаций между сотрудниками – их осведомленности, скорости взаимодействия, комфортности коммуникаций, – рассказывает руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» Андрей Пятов. – И для достижения этих целей все больше компаний обращаются к портальным решениям, позволяющим не просто хранить и регистрировать данные, но и управлять этими данными, автоматизируя свои бизнес-процессы, предоставляющие сотрудникам компании новые средства коммуникаций».

По словам г-на Пятова, платформа MS SharePoint 2010 сама по себе уже предоставляет широкие возможности по объединению пользователей в единый портал с целью упрощения их взаимодействия между собой и доступа к разнородной информации. В целом платформа Microsoft SharePoint представляет собой платформу ЕСМ-класса, предназначенную для управления корпоративной информацией, объединяя возможности портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики. При этом весь ее функционал изначально находится «в коробке», и клиент не должен закупать дополнительные опции для реализации каких-либо сервисов. Однако, по словам менеджера по продуктам компании «ЭОС» Александра Осипова, в типовом решении SharePoint не хватает функционала именно для автоматизации документооборота по требованиям российского рынка. Поэтому в ЭОС разработали продукт EOS for Sharepoint (более подробно о самом решении в материале рубрики «ЭОС» от 22 апреля 2011 г.), который является на сегодня самой популярной СЭД на данной платформе, отличаясь, прежде всего, гибкостью настроек. Стоит отметить, что решение идеально подходит для территориально распределенных организаций, позволяя объединить документопоток, автоматизировать документооборот с разными филиалами и создать единое информационное пространство внутри компании.

Слева направо: генеральный директор «Офис-Док» Григорий Матвеев,
руководители проектов внедрения ИС компании Денис Урусов и Андрей Пятов

«Использование СЭД на базе корпоративного портала позволяет хранить документы в электронном виде в одном месте, когда любой загруженный в систему документ может быть оперативно найден пользователями и использован для работы в рамках предоставленного им доступа. Это, в свою очередь, означает, что часть функций контроля выдачи документов на просмотр лишь определенному кругу лиц частично автоматизируется. Для повышения скорости прохождения этапа подготовки документов, когда над одним проектом (договора, приказа, служебной записки и пр.) трудится несколько сотрудников компании, можно использовать специально разработанные процессы. Система позволяет работать одновременно над одним документом, автоматически фиксируя все изменения, сделанные каждым из пользователей. К тому же скорость передачи документа в электронном виде по системе несравненно выше, чем при передаче бумажных версий. За счет протоколирования действий в системе сотрудники всегда знают, на какой стадии и у кого находится интересующий их документ. А автоматические напоминания помогают планировать свою загруженность для каждого из сотрудников», – продолжает Андрей Пятов.

Если говорить об опыте «Офис-Дока» по внедрению EOS for SharePoint в территориально-распределенных структурах, то можно выделить два наиболее интересных проекта – для компаний «Империя-Фарма» и «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания». Что касается первой компании, то до внедрения СЭД на базе решения EOS for SharePoint в «Империя-Фарма» уже был реализован внутренний корпоративный портал с функциями оповещения сотрудников о новостях компании и общеинформационными функциями (телефонный справочник, общая полезная информация и т. д.). Поэтому основной задачей при внедрении СЭД стала автоматизация договорного документооборота и упрощение схем их прохождения, так как, имея территориально-распределенную структуру (офисы в Санкт-Петербурге и в других городах), согласование договоров занимало продолжительное время и не всегда было эффективным из-за трудностей контролирования этого процесса. Проект в «Империя-Фарма» был реализован в краткие сроки, начавшись с автоматизации головного офиса с последующим подключением всех филиалов. В результате внедрения EOS for SharePoint в компании были регламентированы и унифицированы процессы подготовки договоров – для всех офисов схемы движения были заведены в системе и автоматически контролируются ею. При этом было задано конкретное время, отводимое сотрудникам для работы с проектом договора.

Набор готовых функциональных блоков для создания корпоративного портала EOS for SharePoint

«Система отслеживает эти сроки, регулярно рассылая напоминания, – это значит, что договора теперь не теряются в кипе прочих бумаг. Были реализованы функции замещения сотрудников – даже если согласующего нет на месте, инициатору договора нет необходимости выяснять это, договор не затеряется, а придет автоматически заместителю согласующего. Кроме того, пересылка документа для согласования, возврат на доработку и повторная пересылка на согласование уже исправленной версии договора теперь занимает гораздо меньшее время, так как документ передается в электронном виде по системе, все изменения отображаются в документах в режиме реального времени, а все предложения по корректировке и внесенные правки фиксируются системой автоматически и сохраняются. Поэтому в любой момент времени исполнитель или представитель руководства может увидеть, где и на каком этапе «застрял» договор, и принять соответствующие меры, что также влияет на скорость прохождения договоров», – рассказывает руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» Андрей Пятов.

Что касается внедрения EOS for SharePoint в компании «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» («УЛПИК»), то его ключевой особенностью, помимо создания единого информационного рабочего пространства компании с централизованным хранилищем документов и эффективным механизмом поиска, стала автоматизация документооборота с учетом проектной деятельности компании и территориально-распределенной структуры. Для этого были созданы сайты проектов с полной информацией о команде проекта (сотрудники, задействованные в проекте), электронные версии документов (нормативные, стандартизирующие и т. п.), получение актуальной информации по текущим документам. Кроме того, был создан дополнительный тип контента – уникальные карточки элементов, дополнительные справочники, упрощающие заполнение карточек и дополнительные рабочие процессы оповещения пользователей.

«Помимо автоматизации классических функций документооборота, был создан корпоративный портал, поддерживающий совместную работу проектных команд, что и являлось основной задачей заказчика. При этом были автоматизированы процессы согласования, утверждения, контроля, мониторинга поручений и документов. Упростился и процесс планирования мероприятий, осуществляемых этой территориально-распределенной организацией. Предоставление единой точки доступа к ключевым данным элементов документооборота было дополнено созданием базы знаний компании со всей накопленной нормативной документацией, которой могли пользоваться любые сотрудники компании», – рассказал о результатах внедрения EOS for SharePoint в «УЛПИК» руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» Денис Урусов.

EOS for SharePoint 2010 позволяет организовать прозрачный процесс работы сотрудников,
объединить работу удалённых филиалов, обеспечив безопасность и конфиденциальность данных

По словам представителей компании ЭОС, наибольший интерес к решению EOS for SharePoint проявляют банки и финансовые организации, строительные и девелоперские компании, производственные и предприятия нефтегазовой сферы. В результате сегодня ЭОС располагает самым большим количеством внедрений на российском рынке СЭД на базе Microsoft SharePoint. Так, в последнем исследовании DSS Consulting российского рынка СЭД/ЕСМ по итогам 2010 года отмечается, что, хотя EOS for SharePoint появился и стал заметен на рынке в 2009 году, в 2010 году продажи этого продукта уже заняли 2 % всего рынка ECM-систем. По числу новых проектов внедрения ECM-систем компания ЭОС тоже сохраняет первое место, – если взять в совокупности продукты «ДЕЛО»+EOS for SPS+eDocLib, то доля рынка компании составит 29 % (результаты исследования DSS Consulting в материале раздела «Аналитика» от 29 июня 2011 г.). Обладая функциональной полнотой, гибкостью настроек и возможностью расширения системы без программирования, продукт является полноценной СЭД в среде SharePoint. Это не только тесная интеграция с ЕСМ-компонентами (портал, совместная работа, бизнес-процессы), но и поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, web-сервисы, SOAP). Напомним, что популярность EOS for SharePoint и активность «Офис-Док» в его внедрении даже побудили ЭОС провести в Санкт-Петербурге специальный круглый стол по особенностям внедрения этого решения (см. материал рубрики «ЭОС» от 18 октября 2011 г.).

«У нашей компании достаточно узкая специализация – электронный документооборот. С ЭОС мы сотрудничаем с 2002 года, и к настоящему моменту эта компания стала нашим стратегическим партнером. Это принцип естественного отбора – мы внедренческая компания, вольны работать с решениями любых производителей, и наш опыт показал, что именно решения компании ЭОС наиболее жизнеспособны. Что касается решения EOS for SharePoint, то его первое внедрение мы осуществили еще в 2009 году, и уже тогда наступило понимание, что рынок СЭД никогда не будет прежним. Сама платформа SharePoint позволяет создать то самое единое информационное пространство, о котором все мечтали. Но не все так просто, кастомизация – длительный и финансовоемкий процесс. Здесь необходимы тиражируемые решения, реализующие прикладные функции. Не удивительно, что самое грамотное решение, реализующее функции электронного документооборота, создала компания ЭОС, учитывая ее опыт в этой области. Именно с этим решением мы и работаем», – отметил, в свою очередь, генеральный директор компании «Офис-Док» Григорий Матвеев.