Информационный портал spbIT

Оригинал документа: https://www.spbit.ru/news/n205236/


Электронный документооборот по «смешной» цене: Новосибирский архитектурно-строительный колледж внедрил СЭД «ДЕЛО»

11.01.2022 |
Внедрение современных технологий документооборота сегодня вполне по карману общеобразовательным организациям. Спецпрограмма поддержки отечественного образования от компании ЭОС дает возможность школам, колледжам, гимназиям, лицеям всего за 20% стандартной цены приобрести для управленческих нужд СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint и опции к ним. Осенью этого года акционным предложением воспользовался Новосибирский архитектурно-строительный колледж. Внедрение провел «золотой партнер» ЭОС – компания «КС-Консалтинг» из Барнаула.

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Новосибирской области (ГАПОУ НСО) «Новосибирский архитектурно-строительный колледж» готовит кадры для строительной отрасли. Здесь обучаются очень востребованным и «дорогим» сегодня специальностям: каменщик, штукатур, маляр, бетонщик, плиточник, столяр, мастер мебельного производства, художник–оформитель, газо- и электросварщик.

До внедрения СЭД в колледже был традиционный бумажный документооборот. Большинство входящих регистрировал секретариат, затем их передавали на рассмотрение директору. После получения резолюции секретарь копировал документ и доводил его до исполнителя. Отдел бухгалтерского учета и кадровый отдел самостоятельно вели регистрацию поступающей к ним корреспонденции и поручений. Схема работающая, но имеющая недостатки, главные из которых – большие затраты времени сотрудников на технические процедуры регистрации, обработки, передачи исполнителям, расходы на бумагу и копирование, сложность осуществления контроля исполнения документов и поручений, а также медленные документные процессы в целом.

Чтобы сократить издержки и сделать работу с документами более эффективной, администрация колледжа приняла решение внедрить СЭД. После рассмотрения представленных на отечественном рынке СЭД/ECM-решений выбор был сделан в пользу системы «ДЕЛО», которая положительно зарекомендовала себя в других учебных заведениях. Одним из аргументов в ее пользу стала возможность сэкономить на закупке лицензий в рамках специальной программы от ЭОС.

Перед специалистами «КС-Консалтинг», компании, которая является самым известным и старейшим в Западной Сибири партнером ЭОС, были поставлены задачи перевести процессы регистрации в электронный вид и обеспечить контроль исполнения поручений. Также требовалась реализовать возможность подписания документов электронной подписью.

 

Электронный документооборот по «смешной» цене: Новосибирский архитектурно-строительный колледж внедрил СЭД «ДЕЛО»

 

Реализация проекта (от обследования до завершения обучения) заняла чуть больше трех недель. Заказчик приобрел лицензии на рабочие места системы, а также ряд дополнительных опций. В результате работать в СЭД «ДЕЛО» начала большая часть специалистов учреждения, задействованных в документообороте.

В электронный вид переведено рассмотрение корреспонденции руководством, ввод резолюций, создание проектов документов, их согласование и визирование. На рабочем месте директора колледжа установлена опция «EOS Desktop Service» (позволяет быстро редактировать файлы, прикрепленные к карточке – используется для внесения правок при утверждении проектов), и опция «ЭП и шифрование». Своевременно узнавать о новых событиях в системе помогает «Мониторинг документов», собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенными функциями информера для системы «ДЕЛО». Это приложение активно, даже если СЭД не запущена пользователем.

Автоматизирован также контроль сроков исполнения – за него отвечает секретарь. На рабочем месте делопроизводителя настроены процессы регистрации и отправки по e-mail. Для ускорения обработки используется опция «Сканирование без распознавания».

В целом все задачи, поставленные на старте проекта, решены. В перспективе администрация колледжа допускает расширение количества рабочих мест до 100% охвата сотрудников и полный переход на безбумажный документооборот.

ОТПРАВИТЬ:

Рубрики: Интеграция


Поддержка сайта и продвижение — «Амби маркетинг»